Privacyverklaring werknemers

Privacyverklaring werknemers

Reerink schoonmaak & onderhoud B.V.
Reerink tuinaanleg & onderhoud B.V.

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( AVG) hebben wij een Privacyverklaring samengesteld. Onderstaande privacyverklaring geldt voor Reerink schoonmaak & onderhoud B.V. en Reerink tuinaanleg & onderhoud B.V.

In deze verklaring willen wij op transparante wijze informatie aan onze medewerkers, klanten en onze toekomstige klanten verstrekken, daarnaast wordt beschreven hoe wij omgaan met privacy gevoelige informatie.

Wij zijn altijd op verantwoorde wijze bezig met het verwerken en bewaren van privacy gevoelige informatie.
Wij gaan zorgvuldig met persoonlijke gegevens om.

Binnen ons team zijn er slechts enkele mensen die toegang hebben tot de privégegevens van medewerkers.
Ons bedrijf ontkomt er niet aan om gegevens van onze klanten en onze medewerkers te verwerken en/of te bewaren.

We verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordering Gegevens Bescherming.

Wie zijn wij?

Reerink schoonmaak & onderhoud B.V. is een familiebedrijf gevestigd in Hengelo aan de Turbinestraat 46
7556 RB Hengelo OV. Ons webadres is als volgt:www.reerinkschoonmaak.nl.

Reerink schoonmaak & onderhoud B.V., voorheen bekend als Schoonmaakbedrijf Adrie Reerink B.V., is ruim 46 jaar geleden opgericht door Adrie Reerink, de vader van de huidige directeur Arjan Reerink.

Per 1 mei 2018 heeft Arjan Reerink hoveniersbedrijf Leo Pierik overgenomen. Het hoveniersbedrijf heeft de naam Reerink tuinaanleg & onderhoud B.V. gekregen.  Doormiddel van de overname van het hoveniersbedrijf Leo Pierik is het bedrijf nu in staat om de klant ook wat betreft groenonderhoud en tuinaanleg volledig te ontzorgen. De website van hoveniersbedrijf Leo Pierik zal nog gedurende 1 jaar nog gebruikt worden. Het webadres is als volgt: www.leopierik.nl.

Reerink schoonmaak & onderhoud B.V. is één van de 20 partners van Schoonster, www.schoonster.nl.
Door Schoonster partner te zijn kunnen we in samenwerking met onze 19 partners landelijke dekking voor het schoonmaakonderhoud garanderen.

Persoonsgegevens

Op het moment dat je bij ons komt werken wordt er een personeelsdossier aangemaakt. In dit personeelsdossier bewaren wij al je persoonlijke gegevens.

Gegevens die wij bewaren zijn:

*Voor- en achternaam
*Adresgegevens
*Telefoonnummer
* Telefoonnummer ICE (in case of emergency)
* Telefoonnummer huisarts
*e-mailadres
*IBAN nummer
*Kopie identiteitsbewijs
*Kopie van behaalde schoonmaak diploma’s of andere behaalde certificaten
*Een door jouw ingevuld formulier van je functioneringsgesprek
*Ondertekende arbeidsovereenkomsten
* Loonbelastingverklaring
* indien van toepassing correspondentie met instanties
* de door jou ondertekende huisregels.

Het recht tot inzage

Wil je graag je personeelsdossier inzien om te zien welke gegevens we in je personeelsdossier hebben opgeslagen ?

Je hebt altijd recht om je personeelsdossier in te zien. Verzoek hiervoor kan je schriftelijk indienen, en wel naar het volgende e-mailadres: info@reerinkschoonmaak.nl, onder vermelding van; ‘verzoek inzage personeelsdossier’

Het kan zijn dat je eventuele aanpassingen of correcties in je personeelsdossier wil doorvoeren.

Verzoek hiervoor kan je schriftelijk indienen, en wel naar het volgende e-mailadres: info@reerinkschoonmaak.nl, onder vermelding van; ‘verzoek wijzigingen personeelsdossier’.

Website

Op onze website werken we niet met cookies en analytische programma’s. Bij alleen het bezoeken van onze website zullen er geen persoonlijke gegevens van bezoekers worden opgeslagen.

Voor de privacy verklaring die geldt op onze website: www.reerinkschoonmaak.nl/privacyverklaring.

Op het moment dat je informatie achterlaat bijvoorbeeld bij het inschrijven voor onze nieuwsbrief of het invullen van het sollicitatieformulier dan verzamelen wij uw persoonsgegevens.

Sollicitatieformulier
Wanneer je via onze website het sollicitatieformulier hebt ingevuld bewaren wij o.a. de volgende gegevens:
*Voor- achternaam
*Adresgegevens
*Telefoonnummer
*e-mailadres
*Informatie die jezelf invult in een open veld, zoals een reactie op een artikel of een bericht op het contact formulier.

Onze website en ons bedrijf heeft niet de intentie om gegevens te verzamelen van website bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze hiervoor schriftelijk toestemming hebben van ouders en of  voogd. Het is echter lastig om te controleren of de website bezoeker ouder is dan 16 jaar.  Daarom adviseren wij ouders om regelmatig de online activiteiten van hun kinderen in de gaten te houden. Dit om zo te voorkomen dat er gegevens over hun kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als je van mening bent dat we zonder jouw toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld van je kind neem dan contact op met ons via info@reerinkschoonmaak.nl  dan verwijderen we deze informatie zo spoedig mogelijk, in elk geval binnen 30 dagen.

Nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van alle ins en outs van ons bedrijf? Dan kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief.  De gegevens die wij van jou ontvangen om de nieuwsbrief te kunnen versturen zijn je naam en e-mailadres.

Wil je de nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kun je dit aangeven via info@reerinkschoonmaak.nl  je persoonlijke gegevens worden zo spoedig mogelijk , in elk geval binnen 30 dagen uit ons systeem verwijderd.

Met welk doel gebruiken we de persoonsgegevens?

De gegevens worden door ons verzameld en opgeslagen voor de volgende doeleinden:
*Het verstrekken van salaris bij medewerkers, opgave bij de belastingdienst.
*Afhandelen van betalingen of het sturen van een factuur
*Het leveren van een bestelling en/ of diensten
*Het sturen van informatie , tips en of nieuws
*Informatie over wijzigingen van diensten en producten
*Het verbeteren van de website
*Als we daartoe wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens te bewaren, bijvoorbeeld in het personeelsdossier

Derden met toegang tot jouw gegevens

Wij verkopen geen gegevens aan derden.
We geven je gegevens alleen door aan andere partijen als dit nodig is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt denken aan partijen als:
een onderaannemer,  een administratiekantoor, software leverancier,  IT – dienstverlener en webhosting.

Deze partijen mogen de gegevens niet voor hun eigen doeleinden verwerken tenzij zij er zelf verantwoordelijk voor zijn. In alle andere gevallen blijft Reerink schoonmaak & onderhoud B.V. en Reerink tuinaanleg & tuinonderhoud B.V. zelf verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Beveiliging

Een geheimhoudingsverklaring is opgenomen in ons huisregels en arbeidsovereenkomst. Al onze werknemers ondertekenen deze geheimhoudingsverklaring voordat ze aan het werk gaan voor ons bedrijf.

Onze medewerkers hebben toegang tot het werknemersportaal. Hiervoor ontvangen zij een loginnaam en wachtwoord. Het wachtwoord moet veranderd worden door een geheim wachtwoord wat door de medewerker zelf wordt aangemaakt. In dit afgesloten gedeelte van het portaal kunnen bestellingen worden gedaan, gewerkte uren worden geregistreerd en zal de medewerker elke maand zijn of haar salarisstrook kunnen downloaden.  De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het veranderen van het wachtwoord naar een eigen gekozen wachtwoord.

Het is niet toegestaan om vrienden, echtgeno(o)t(e) of kennissen mee te nemen naar een schoonmaaklocatie. Onze medewerkers hebben als ze aan het werk zijn op locatie herkenbare bedrijfskleding aan. Bij vervanging van een schoonmaakmedewerker wordt onze klant hier altijd van op de hoogte gebracht.

Alle iPads en bedrijfstelefoons van onze medewerkers zijn voorzien van een wachtwoord.

Sleutels zijn voorzien van een code die niet herleidbaar is naar het adres van de klant of het pand. We hebben een overzicht met sleutelcontracten, waarin we registreren welke medewerker een sleutel/sleutels en of code heeft.

Cookies

Op dit moment maken wij geen gebruik van cookies, mocht dit veranderen in de toekomst ten behoeve van de gebruiksvriendelijkheid van onze website dan passen wij de privacy verklaring hierop aan.

Facebook en andere Social Media (share ) buttons:

Voor de volgende Social Media kanale hebben wij buttons geplaatst op onze website: Facebook, Twitter, LinkedIn.

Wil je weten hoe de Social Media kanalen gaan met jouw privacy?

Dan kun je dat lezen op de sites van de volgende platforms
https://nl-nl.facebook.com/about/privacy/
https://twitter.com/en/privacy
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is.

Als je je uitschrijft voor de nieuwsbrief  dan worden je gegevens binnen 30 dagen verwijderd.

De volgende bewaartermijnen hanteren wij:

PersoonsgegevensBewaartermijn
Salarisgegevens7 jaar na beëindiging dienstverband
Personeelsdossier7 jaar na beëindiging dienstverband
Sollicitatie4 weken na procedure
Sollicitatie in portefeuille1 jaar na procedure
Verzuimdossier5 jaar


Wat zijn jouw rechten?

  • Je hebt het recht op inzage in jouw persoonsgegevens

Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou bewaren kun je daar schriftelijk een inzageverzoek voor indienen.

Doe dit via info@reerinkschoonmaak.nl onder vermelding van: inzageverzoek persoonsgegevens.

  • Het recht om jouw persoonsgegevens te rectificeren

Stel je voor dat jij vindt dat jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet meer relevant zijn dan kun een verzoek indienen tot het aanpassen of aanvullen van jouw persoonsgegevens.

Doe dit via info@reerinkschoonmaak.nl onder vermelding van: rectificatie persoonsgegevens.

  • Het recht op het wissen van jouw persoonsgegevens (Recht op vergetelheid):

Wil je dat jouw persoonsgegevens worden gewist, dan kun je hier schriftelijk een verzoek voor indienen. ( als er geen sprake is van de wettelijke bewaartermijnen waar wij ons aan moeten houden)

Doe dit via info@reerinkschoonmaak.nl onder vermelding van: Wissen van persoonsgegevens.

  • Het recht op beperking van de verwerking:

Wil je dat de duur van de verwerking van jouw persoonsgegevens wordt beperkt?

Dan kun dit schriftelijk aanvragen.

Doe dit via info@reerinkschoonmaak.nl onder vermelding van: beperking van de verwerking van persoonsgegevens.

  • Recht van bezwaar

Heb je een bezwaar tegen de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken ? Dan heb je het recht om hier bezwaar tegen te maken.

Doe dit via info@reerinkschoonmaak.nl onder vermelding van: bezwaar verwerking persoonsgegevens.

Wij zullen je verzoek binnen 4 weken in behandeling nemen.

Aanpassingen privacy verklaring

Reerink schoonmaak & onderhoud B.V. en Reerink tuinaanleg & onderhoud B.V. behouden het recht om deze privacyverklaring aan te passen.

Wijzigingen zullen op onze website en met onze personeelsleden worden gepubliceerd.

www.reerinkschoonmaak.nl

www.leopierik.nl

Deze versie van de privacyverklaring is samengesteld in mei 2018.

Meer informatie

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Mocht je nog vragen hebben over ons privacy beleid:
Dan kun je terecht bij Marjan Kienhuis (Administratie)
marjan@reerinkschoonmaak.nl

en/of bij Saskia Reerink ( P&O functionaris)
saskia@reerinkschoonmaak.nl